Effizientere Prozesse, weniger Papierverbrauch: Kanzlei Stefan Tepe führt Dokumentenmanagementsystem ein

Die Kanzleiprozesse wurden deutlich effizienter und der Papierverbrauch wurde stark reduziert: Die Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei Stefan Tepe hat im November 2019 mit Erfolg ein zertifziertes und revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) der DATEV eG in Kooperation mit der Emil Tepe GmbH und einem weiteren Partnerunternehmen eingeführt.

„Wir waren bisher bereits in vielen Bereichen digital und wollten mit diesem Schritt das Kanzleimanagement weiterentwickeln. Darüber hinaus konnte der Papierverbrauch deutlich reduziert werden“, sagt Stefan Tepe.

Mit den beteiligten Unternehmen wurde im Rahmen der Programmeinführung eine umfassende dreitägige Schulung durchgeführt, so dass das System anschließend sofort von allen Mitarbeitern genutzt werden konnte. Das DMS wird seit der Einführung ständig weiterentwickelt.

Die Arbeitserleichterung durch das DMS ist enorm, denn es umfasst alle Dokumente, die in der Kanzlei anfallen (Steuerbescheide, Schriftverkehr, emails, Telefaxe etc.). Alle eingehenden Dokumente werden archiviert sowie einem Mandanten und einem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet. Auf diese Weise ist für jeden Mitarbeiter und auch für den Kanzleiinhaber jederzeit ersichtlich, was neu da ist und bearbeitet werden muss.

„Es handelt sich bei dem Programm um ein sehr transparentes System zur Kontrolle und Organisation des Dokumentenflusses“, schildert Stefan Tepe. „Es ist mit dem DMS sehr einfach, den Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben und Aufträge zu behalten.“ Welche Steuerbescheide sind da? Wie ist dabei der aktuelle Bearbeitungsstand? Diese und viele andere Fragen beantwortet das DMS.

„Das System bietet sich auch für unsere Mandanten an, denn diese stehen vor den gleichen Herausforderungen, wie man mit dem Papier und der Fülle an Dokumenten und Informationen umgeht“, sagt Stefan Tepe und zieht ein erfreuliches Zwischenfazit: „Die Einführung des Systems hat sich definitiv gelohnt und zu einer weiteren Verschlankung der Abläufe geführt. Zudem kommt das System bei allen Mitarbeitern gut an.“

Text/Foto: Heinrich Klöker