Rundum-Sorglos-Paket, Ruhe und Natur: Das VILA VITA Burghotel ist ein beliebter Tagungsort

Nicht nur von Firmen aus der Region, sondern auch von Unternehmen aus dem Großraum Bremen, Hamburg oder aus dem Ruhrgebiet werden in großer Anzahl Tagungen im VILA VITA Burghotel Dinklage veranstaltet. Für das große Interesse gibt es viele gute Gründe. So bietet das traditionsreiche Haus den Gästen ein Rundum-Sorglos-Paket, das keine Wünsche offen lässt.

Im VILA VITA Burghotel stehen sechs Tagungs- und Seminarräume zur Verfügung. Die lichtdurchfluteten Tagungsräume bieten Platz für bis zu 100 Personen. Für kleinere Meetings eignen sich die vier Besprechungszimmer. Alle Räume sind mit modernster Tagungstechnik, kostenfreiem WLAN und Klimaanlage ausgestattet. Vor zwei Jahren wurde die Tagungstechnik komplett erneuert. „Der Bereich Tagung ist für uns ein sehr wichtiges Geschäftsfeld. Da ist es unerlässlich, auf dem neuesten Stand zu sein“, sagt Hoteldirektor Ralf Lüdersen. Zur im Preis inbegriffenen technischen Ausstattung gehören neben Blöcken und Stiften Beamer, Leinwand, Flipchart und Pinnwand. Je nach Wunsch und Bedarf kann weiteres Equipment wie Soundbox mit integriertem CD-Player, Laptop, Moderatorenkoffer, Lautsprecheranlage mit Mikrofon oder Medienwagen mit TV-Gerät geliehen werden.

Darüber hinaus werden verschiedene Tagungspauschalen angeboten, die die Verpflegung mit Speisen und Getränken in den Pausen und während der Tagung garantieren. Hier gilt: Individualität ist Trumpf, die Wünsche und Bedürfnisse der Kunden stehen an erster Stelle. „So ist auch ein Barbecue am Abend möglich“, erklärt Veranstaltungsleiterin Eva Heitmann, die sich mit der Serviceleiterin Tina Pohl federführend um das Wohl der Gäste während der Tagung kümmert.

Die professionelle Eventbetreuung in einer familiären Atmosphäre schätzen viele Gäste besonders und werden deshalb zu Stammgästen. „Häufig kennen wir schon die liebsten Teesorten der Besucher“, freut sich die Veranstaltungsleiterin und ergänzt: „Die Gäste schätzen hier die Ruhe und Natur, können sich so ganz auf ihre Tagung konzentrieren. Und Wellnessbereich, Wildgehege und Burgwald bieten hervorragende Möglichkeiten zur Entspannung.“

Eva Heitmann betreut die Kunden von der Anfrage über die Angebotserstellung und operative Durchführung bis zur Rechnungskontrolle. „Der Job bietet mir sehr viel Abwechslung. Jeder Tag bringt etwas Neues. Und ich habe ein tolles Team, auf das ich mich verlassen kann.“ Da es keinen starren Rahmen für die Durchführung von Tagungen im VILA VITA Burghotel gibt, kann Eva Heitmann sich auch in gewisser Weise ausleben und eigene Ideen und Erfahrungen mit einbringen. Sie sagt: „Wenn man nachher vom Kunden positives Feedback bekommt, ist das der schönste Lohn. Wir sind sehr flexibel und stellen uns ganz individuell auf die Kunden ein. Und innerhalb von maximal 24 Stunden nach der Anfrage hat der Kunde das Angebot vorliegen.“

Die 30-jährige gebürtige Bad Iburgerin absolvierte von 2006 bis 2009 ihre Ausbildung zur Hotelfachfrau im VILA VITA Burghotel und war anschließend zunächst im Service tätig. Bis 2013 fungierte sie als Tagungskoordinatorin und konnte dort bereits Kontakte knüpfen und Erfahrungen sammeln, von denen sie noch heute profitiert. 2013 wurde Eva Heitmann Veranstaltungsassistentin, ehe sie 2016 zur Veranstaltungsleiterin aufstieg. Neben Tagungen kümmert sie sich auch um Bankette oder Feiern von beispielweise Hochzeiten, Geburtstagen, Taufen oder Erstkommunion. „Das Burghotel hat mich gefesselt“, sagt sie mit einem Lächeln. „Ich habe hier viel erlebt, kenne jeden Winkel. Die Aufstiegsmöglichkeiten sind sehr gut, man kann hier sehr viel erreichen.

Zudem schätze ich die Unterstützung und das Vertrauen der Direktion.“ In ihrer Freizeit liest Eva Heitmann gerne und macht Sport. In Dinklage fühlt sie sich schon längst heimisch. „Mir gefällt das Ländliche, in einer Großstadt zu leben, wäre nichts für mich.“

„Eva Heitmann kann ihre Stärken im Bereich Veranstaltungen voll einbringen. Sie ist sehr kommunikativ, hat Spaß am Umgang mit Menschen, verfügt über eine sehr persönliche Art, ist verhandlungssicher und unser personifiziertes Kundengedächtnis. Sie zeigt großes Interesse an den Menschen und Firmen“, lobt Hoteldirektor Ralf Lüdersen. Und: „Sie hat ein gutes Händchen für Menschen und für das Netzwerken, hat Spaß an Verantwortung, ist ehrgeizig und selbstbewusst. Sie sagt, was sie denkt. Das bringt uns weiter.“ 

Für ein absolutes Wohlfühlklima und einen reibungslosen Ablauf rund um die Tagungen ist ebenfalls Serviceleiterin Tina Pohl zuständig. Die 27-Jährige aus Dinklage begrüßt die Gäste persönlich, platziert sie, nimmt Bestellungen an und serviert Speisen und Getränke. Zudem ist sie mit Büroarbeiten betraut, schreibt Dienstpläne und kümmert sich um Bestellungen. „Ich mag die Action“, sagt sie mit einem Augenzwinkern. „Der Kontakt zu den Gästen ist toll. Es ist immer etwas los. Jeder Tag bringt neue Herausforderungen, so dass man sich schon richtig auf die Arbeit freut.

Zudem arbeite ich in einem zuverlässigen und freundlichen Team. Da fühle ich mich einfach wohl.“ Am VILA VITA Burghotel schätzt sie die flache Hierarchie und die kurzen Wege. Davon profitieren die Gäste am allermeisten. Verkaufsleiter Stefan Steger beschreibt: „Wir arbeiten Hand in Hand. Alles geht ineinander und ergibt ein großes Ganzes. Jeder ist eingebunden. Wer Verantwortung haben möchte, bekommt sie.“

Das wird besonders an Tina Pohl deutlich: Nachdem sie von 2013 bis 2016 eine Ausbildung zur Hotelfachfrau absolvierte, wurde schnell deutlich, dass sie in eine Führungsposition aufsteigen möchte. So wurde sie 2017 zur stellvertretenden Restaurantleiterin berufen und ist seit 2018 Serviceleiterin. „Das war mein Ziel, das habe ich erreicht. Da bin ich schon stolz drauf“, sagt sie. „Der Service ist genau ihr Ding“, freut sich Ralf Lüdersen über den Aufstieg in „außergewöhnlicher Geschwindigkeit“. „Wir haben früh erkannt, dass ihr der Bereich liegt. Tina Pohl hat ihre Ziele früh artikuliert, ist ehrgeizig und übernimmt gerne Verantwortung. Zudem ist sie sehr verlässlich, begeisterungsfähig, mit großem Spaß bei der Sache und eine Sympathieträgerin im ganzen Haus.“ Tina Pohl verbringt ihre Freizeit gerne mit Familie und Freunden und ist froh, in ihrer Heimatstadt beruflich so Fuß gefasst zu haben. „Ich lerne jeden Tag dazu und kann meinen Horizont erweitern.“

Ralf Lüdersen sagt an Eva Heitmann und Tina Pohl gerichtet: „Beide sind sehr loyal und verlässlich – auch in schwierigeren Zeiten. Das ist sehr viel wert. Ferner sind sie abteilungsübergreifend sehr hilfsbereit. Und sie vertreten ihre Meinung. Das ist wichtig für unsere Debattierkultur. Wir brauchen Kontra, um weiterzukommen.“

Und so freuen sich alle Beteiligten auf die weitere Zusammenarbeit und darauf, noch viele Tagungsgäste im VILA VITA Burghotel begrüßen und begeistern zu können. Das große Foto zeigt (von links) Verkaufsleiter Stefan Steger, Veranstaltungsleiterin Eva Heitmann, Serviceleiterin Tina Pohl und Hoteldirektor Ralf Lüdersen.

Text/Fotos: Heinrich Klöker