Digitale Formulare mit 123erfasst / Bei der Emil Tepe GmbH wird alles rechtssicher dokumentiert

Die Emil Tepe GmbH setzt stark auf die Digitalisierung. Seit 2015 hat der Bereich Kabel- und Rohrnetzbau des Unternehmens das Programm 123erfasst im Einsatz und zwar nicht nur zur Zeiterfassung, sondern verstärkt zur mobilen Projekt-Dokumentation. Damit behält der Betrieb die Baustellen im Blick, dokumentiert die einzelnen Arbeitsschritte und verbauten Materialien und bearbeitet die erfassten Daten in anderen Systemen weiter.

Das Unternehmen erstellt im Auftrag der regionalen Netzbetreiber Hausanschlüsse für Gas, Wasser, Strom und Telekommunikation im Umkreis von 40 Kilometern um Dinklage. Außerdem werden Montagen im Glasfasernetz im Gebiet zwischen Oldenburg und Herford erledigt. Zehn bis 14 Teams koordiniert Dipl.-Ing. Thomas Gröne, zuständig für die Koordination der Hausanschlüsse, täglich. Das sind in der Regel 10 bis 20 Aufträge, die jeden Tag von den einzelnen Teams bearbeitet werden. Die Besonderheit dabei ist, dass bei jedem Hausanschluss Abrechnungen für die verschiedenen Netzbetreiber respektive Telekommunikationsdienstleister zu erstellen sind, d.h. ein Hausanschluss zieht in der Regel bis zu acht Abrechnungen nach sich. Hinzu kommt eine umfangreiche Dokumentation der Baustellen.

Schon vor der 123erfasst-Ära nutzte der Bereich Kabel- und Rohrnetzbau ein System zur Zeiterfassung. Da die Entwicklung der Software nicht in dem gewünschten Tempo fortschritt und Funktionalitäten fehlten, machte man sich auf der Suche nach einem neuen Programm. Fündig wurde man bei der 123erfasst.de GmbH aus Lohne.

Heute loggt sich jeder Mitarbeiter morgens in 123erfasst ein, meldet sich an der Baustelle an und bucht seine Anwesenheitszeit. Das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen und übermittelt die eingegebenen Daten nach Prüfung im Büro und Export an die Lohnsoftware. Da Fahr- und Arbeitszeiten teilweise auseinanderfallen, hat das Unternehmen die Software so programmieren lassen, dass die Kollegen GPS-gesteuert im variabel festgelegten Umkreis von der Baustelle Feierabend stempeln können. Alternativ kann eingestellt werden, dass bei zu großer Entfernung von der Baustelle sowohl der stempelnde Mitarbeiter als auch der Kollege im Büro eine Meldung erhalten.

Dank 123erfasst können die mit einem Smartphone, auf dem die mobile App installiert ist, ausgestatteten Teamführer und Mitarbeiter die Informationen nun mittels Formularen direkt auf der Baustelle eingeben. Diese lassen sich auch im Büro auf dem Rechner bearbeiten. Anschließend sind sie in der Formulardatei im 123office zwecks Überprüfung einsehbar.

Vorteilhaft für den Betrieb ist, dass er seine Formulare einfach konfigurieren kann, indem er die vorhandenen Vorlagen seinen Anforderungen entsprechend anpasst. Durch die Angabe von Pflichtfeldern, die Auswahl der Stammdaten und die Validierung der Daten sind die Formulare schon bei der Eingabe übersichtlich gestaltet. Darüber hinaus kann die Komplexität reduziert werden, indem nur die für den Mitarbeiter relevanten Felder aufgelistet sind. Auch kann das Unternehmen in den Formularen und Checklisten Reihenfolge und Art der Erfassungsfelder sowie Checkboxen selbst konfigurieren.

Da die Formulare bei Emil Tepe Pflichtfelder enthalten, kann der Mitarbeiter vor Ort keinen Eintrag vergessen. Alle Daten werden online an die Zentrale übertragen. Koordinator Hausanschlüsse Thomas Gröne: „Wir arbeiten jetzt schon intensiv mit den Formularen und werden das noch verstärken. Durch die Möglichkeit, die Daten baustellenbezogen digital weiter zu verarbeiten, haben wir erhebliche Vorteile im Büro und auf der Baustelle.“ Schon heute erfasst der Betrieb alle technischen Daten eines Gasanschlusses digital.

Einige Netzbetreiber verlangen für die Abrechnung, dass jeder Arbeitsschritt per Foto dokumentiert wird, da nach Beendigung der Bauarbeiten keine Möglichkeit zur Kontrolle besteht, sind doch die Gräben geschlossen. Dafür sorgt ein Pflichtfeld für Fotos in den Formularen. Thomas Gröne fügt hinzu: „Wir arbeiten in Telekommunikationsstationen, zu denen auch andere Firmen Zutritt haben. Deshalb dokumentieren wir bei der Begehung zu unserer Absicherung den Zustand der Räumlichkeiten per Foto.“ Auch ist geplant, Feierabend zu stempeln, wenn ein Foto der Baustellensicherung ins Formular gestellt wurde. Der Nutzen liegt ganz klar bei der enormen Zeitersparnis sowie der Fehlerminimierung, entfällt doch einerseits das manuelle Ausfüllen der Stundenzettel sowie das wiederholte manuelle Einpflegen von Daten im Büro. Nach der digitalen Erfassung durch den Mitarbeiter auf der Baustelle stehen die Informationen sofort im Büro zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

„Nur wenn man als Unternehmen auf die Digitalisierung setzt, ist man weiterhin wettbewerbsfähig“, erläutert Thomas Gröne. Da Tepe wie auch andere Firmen Nachwuchsprobleme hat, kümmert man sich intensiv um den bestehenden Mitarbeiterstamm. IT-Schulungen sind somit an der Tagesordnung. Auch werden kurzfristig auftretende Probleme so schnell wie möglich aus der Welt geschaffen. „Sollte zum Beispiel etwas bei der Handhabung der Formulare nicht funktionieren, erledigen wir das bis zum nächsten Tag, damit die Kollegen wieder optimal arbeiten können“, meint Gröne. Dieses Vorgehen schätzen die Mitarbeiter außerordentlich und so arbeiten alle äußerst gerne mit 123erfasst.

Text: Heike Blödorn/Fotos: Timo Lutz